Das TopKontor Handwerk ist ein ausgereiftes Werkzeug für die tägliche Büroarbeit im Handwerk – sicher und leistungsfähig. TopKontor ist zusammen mit Spezialisten aus den wichtigsten Gewerken im Bauhandwerk und langjährig erfahrene Software-Spezialisten für die Praxis entwickelt worden.
Die Anforderungen an eine komplexe kaufmännische Lösung wurden in einfacher Form umgesetzt, so dass Sie viel Zeit sparen und optimal bei der täglichen Arbeit unterstützt werden. Angebote und Rechnungen sind in kürzester Zeit erstellt und können dann als Brief, Mail oder Fax an Ihren Kunden übermittelt werden. Alle Eingabemasken sind einheitlich aufgebaut und jeder Mitarbeiter kann sich seinen Arbeitsplatz individuell anpassen.
Modulaufbau von TopKontor
TopKontor setzt sich aus einzelnen Modulen zusammen. Diese Pakete sind so abgestimmt, dass in der Grundversion alle Basistätigkeiten abgedeckt werden können. Es sind beliebig viele Mandanten verwaltbar und durch den Einsatz einer modernen SQL-Datenbank ist ein schnelles und sicheres Arbeiten mit Ihren Daten gewährleistet – sowohl an einem einzelnen Rechner wie auch im Netzwerk.
Module wie die OP-Verwaltung, das Bestellcenter oder die Wartungs- und Serviceabwicklung werden nicht von allen Anwendern genutzt und sind deshalb nicht Bestandteil des Grundmoduls. Das Grundmodul kann jedoch den Anforderungen entsprechend problemlos um die einzelnen Zusatzmodule erweitert werden.
In der Demoversion von TopKontor sind alle Module freigeschaltet.
Grundmodul
Das Grundmodul TopKontor Handwerk verfügt über alle wesentlichen Grundlagen, um die kaufmännischen Abläufe im Handwerksunternehmen abzubilden. Der Kern von TopKontor ist die Belegerfassung. Schreiben und kalkulieren Sie Angebote und Rechnungen in kürzester Zeit. Hier finden Sie eine Abbildung eines Angebotes während der Mengeneingabe. Sie erfassen die Positionen auf Ihrem in der Software hinterlegten Briefbogen. Sie formatieren Texte über die Buttons in der Menüleiste, kalkulieren Preise, ändern Stücklisten und fügen Bilder ein. Der graue Rahmen deutet die aktive Position an. Es wird alles so angezeigt, wie es später ausgedruckt wird. Angebote, Auftragsbestätigungen, Briefe und Bilder – alles kann aber auch als PDF-Dokument per E-Mail versandt werden. Das spart Zeit, Papier und Porto! Mit einem Klick wird Ihr Angebot versandfertig vorbereitet.
In der Projektverwaltung erhalten Sie eine umfangreiche Übersicht über alle Dokumente, die zu einem Projekt erstellt wurden. Jedes Dokument ist auch später noch einsehbar und kann Basis für eine automatische Weiterverarbeitung sein (z.B. wandeln in ein neues Dokument). Sie bearbeiten aus dem Projekt heraus Angebote, Aufträge, Rechnungen, Briefe, E-Mails, Termine und Aufgaben oder Excel- und Word-Dateien. Natürlich können Sie auch externe Dokumente, Grafik-Dateien, eingescannte Vorgänge und eigene Bilder in dem Projekt verwalten.
Haben Sie immer einen Überblick, welche Artikel Sie auf dem Lager haben. Detaillierte Informationen wie Lagerbestand, Zu- und Abgänge des jeweiligen Artikels können eingesehen werden. Aus der Lagerverwaltung heraus erstellen Sie Lager-, Bestandswert- und Bestelllisten. Mit dem Inventurassistenten, der ebenfalls im Grundmodul enthalten ist, können Sie schnell und komfortabel Ihre Inventur durchführen.
Nehmen Sie richtig Maß mit der Aufmaßerfassung im TopKontor Handwerk. Erfassen Sie in kurzer Zeit ein Raum-, Spalten- oder ein freies Aufmaß. Ergänzen Sie die Positionen mit den jeweiligen Leistungen und erstellen und kalkulieren Sie daraus sicher und schnell Ihr Angebot. Zusätzlich können Aufmaße per MDA mobil vor Ort erfasst werden und ohne Übertragungsfehler in das TopKontor übertragen werden.
Mit Laserdistanz-Meßgeräten erfasste Aufmaße können per Bluetooth-Schnittstelle an das mobile Aufmaß übergeben werden.
Aufmaß
Nehmen Sie richtig Maß
Die Aufmaßerfassung in TopKontor kann sich sehen lassen.
Erfassen Sie in kurzer Zeit ein Raumaufmaß, Spaltenaufmaß oder ein freies Aufmaß. Ergänzen Sie Positionen mit den jeweiligen Leistungen und erstellen und kalkulieren Sie daraus sicher und schnell Ihr Angebot. Zusätzlich können Aufmaße per MDA mobil vor Ort erfasst und ohne Übertragungsfehler in das TopKontor Handwerk übertragen werden.
Mit Laserdistanz-Messgeräten erfasste Aufmaße können per Bluetooth-Schnittstelle an das mobile Aufmaß übergeben werden.
OP-Verwaltung
Verwalten Sie ihre offenen Posten und Verbindlichkeiten direkt im TopKontor Handwerk. Sie brauchen kein spezielles Finanzbuchhaltungsprogramm mehr. TopKontor Handwerk bucht Überzahlungen, speichert Guthaben und verrechnet diese mit Forderungen. Sie können Rechnungseingänge bei der Erfassung auf verschiedenen Konten aufteilen. Sicherheitseinbehalte sind als separater offener Posten deutlich gekennzeichnet. Gebuchte Eingangsrechnungen können sofort projektbezogen und automatisch in die Nachkalkulation einfließen. Mit dem integrierten Mahnwesen können Sie Zahlungserinnerungen, Einzel- und Sammelmahnungen erstellen.
Alle Daten können auch an DATEV übergeben werden.
Nachkalkulation
Alles unter Kontrolle mit der Nachkalkulation. Verschaffen Sie sich im projektbezogenen Nachkalkulationskonto mit dem „Soll-Ist-Vergleich“ schnell einen Überblick, wie das Projekt gelaufen ist. Die Ist-Daten erfassen Sie bequem in der Schnellerfassung oder direkt in dem Nachkalkulationskonto. Über die Lohnerfassung können Sie die Stundenbelege schnell eingeben und den entsprechenden Projekten bzw. Nachkalkulationskonten zuweisen. Sie können Artikelbuchungen direkt auf die Positionen des Nachkalkulationsbeleges buchen oder Eingangsrechnungen dem Projekt zuweisen. Erstellen Sie einfach Mitarbeiter- und projektbezogene Auswertungen sowie detaillierte Soll-Ist-Vergleiche und drucken diese anschließend aus.
Wartungs- und Serviceabwicklung
Mit der Wartungs- und Serviceabwicklung verwalten Sie optimal Ihre Wartungsverträge – planen, erstellen und berechnen automatisch fällige Serviceaufträge. Benachrichtigen Sie Ihre Kunden wahlweise schriftlich, telefonisch oder per E-Mail frühzeitig über anstehende Servicearbeiten. Sie können so Ihre Monteure optimal einplanen.
Durch umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten haben Sie immer die aktuellsten Daten der Anlage greifbar. Im Messprotokoll und der Anlagenhistorie können Sie sich jederzeit den Stand jeder einzelnen Anlage bis zur letzten Wartung ansehen.
Bestellcenter
Durch das Zusammenspiel zwischen der Lagerverwaltung und dem Bestellcenter haben Sie Ihren Artikelbestand immer voll im Griff. Ermitteln Sie einfach und unkompliziert ihr Lagerbedarf auf Grundlage der Mindestmengen. Sammeln Sie lieferantenbezogen die Bestellungen im Warenkorb und verhindern Sie so teure und unnötige Lieferkosten. Erstellen Sie auftragsbezogen Preisanfragen, überwachen Bestellungen und Teillieferungen und bei Bedarf schreiben Sie Liefermahnungen. Auch Rücklieferungen können ohne großen Aufwand erstellt werden.
Barverkauf / Kasse
Das Zusatzmodul Barverkauf / Kasse ermöglicht auf Basis der Stammdaten von TopKontor den Betrieb einer PC Kasse. Benötigt wird ein einfacher Computer, der bei Bedarf mit einer Kassenschublade und einer externen Anzeige ergänzt werden kann.